¿Qué tipos de RFC existen y cómo identificar el que necesitas?

El Registro Federal de Contribuyentes (RFC) es una clave alfanumérica única que identifica a cada individuo u organización que realiza una actividad económica y, por lo tanto, asume obligaciones fiscales en México. Existen distintos tipos de RFC, dependiendo de las labores de la persona o entidad.

Conocer e identificar los distintos tipos y regímenes del RFC es esencial para cualquier empresa o persona, ya que garantiza el cumplimiento fiscal ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT):

• Pagar y declarar impuestos
• Emitir facturas
• Cumplir con pagos de nómina
• Abrir cuentas bancarias
• Contratar seguros
• Tener acceso a seguridad social

Identifica los tipos de RFC y regímenes fiscales

Estos son los tipos de RFC que existen:

• RFC de persona física: Corresponde a un individuo que realiza una actividad económica (vendedores, empleados, profesionistas).
• RFC de persona moral: Se otorga a un grupo de personas unidas bajo un fin comercial o no lucrativo.

Tanto el RFC de una empresa como el de las personas físicas se vincula con regímenes fiscales propios.

Regímenes fiscales para personas físicas

Estos se clasifican de acuerdo con las actividades del contribuyente. Los principales son:

• Sueldos, salarios e ingresos asimilados: Aplica a trabajadores que reciben pagos periódicos por parte de un empleador.
• Actividades empresariales y profesionales: Aquí se encuentran las personas que obtienen ingresos por trabajar de forma independiente, es decir, por honorarios, sin importar el monto. 
• Plataformas tecnológicas: Desde junio del 2020, las personas que prestan sus servicios por medio de internet, aplicaciones o similares deben cumplir con sus obligaciones fiscales dentro de este régimen. 
• Régimen Simplificado de Confianza (RESICO): Corresponde a contribuyentes con ingresos anuales menores a 3.5 millones de pesos, dedicados a actividades empresariales, profesionales, arrendamiento de bienes o al sector primario (agricultura, ganadería, etc.).

Pro Tip: El RESICO entró en vigor en 2022, sustituyendo al Régimen de Incorporación Fiscal (RIF). Si no hiciste tu actualización de régimen o en 2024 cumpliste 10 años en el RIF, debes presentar tu aviso de actualización de obligaciones ante el SAT. 

Regímenes fiscales para personas morales

El RFC de una empresa, asimismo, se clasifica en varios regímenes:

• Régimen general: Para quienes realizan actividades empresariales con fines comerciales, como sociedades, cooperativas, instituciones crediticias o de seguros. 
• Régimen simplificado de Confianza (RESICO): Dirigido a personas morales con ganancias menores a 35 millones de pesos al año, lo que es idóneo para pymes. 
• Régimen con fines no lucrativos: Aquí entran aquellas entidades que no persiguen ganancias económicas y se dedican a servicios de enseñanza, de investigación o de beneficencia. 

Los RFC de persona física y de persona moral cuentan con regímenes diseñados para diferentes contribuyentes. Incluso las personas extranjeras con actividades económicas en México deben cumplir sus obligaciones fiscales. 

Regímenes para extranjeros con obligaciones fiscales

Si alguna persona física o moral no tiene nacionalidad o residencia en México, pero sí genera ingresos desde el país (sueldos u honorarios, arrendamiento o venta de inmuebles, actividades artísticas o deportivas, etc.), debe pagar el ISR o IVA y, en algunos casos, presentar la Declaración Anual. 

Si la persona extranjera reside en México, entonces debe inscribirse al RFC y darse de alta en algunos de los regímenes presentados, según su situación fiscal. 

Gestiona correctamente las obligaciones fiscales de tu organización

Administrar adecuadamente el RFC de una empresa o persona, así como cumplir oportunamente con las obligaciones fiscales, es fundamental para evitar multas y recargos. Las organizaciones, en particular, tienen la responsabilidad de retener y administrar los impuestos de sus empleados, además de emitir nóminas conforme a la ley. 

Con Grupo Tress Internacional y sus soluciones Sistema TRESS y Revolution en la nube, el control y pago de nómina se simplifica mediante la automatización de cálculos, que considera impuestos, descuentos y otras excepciones. 

Preguntas frecuentes sobre el RFC

1. ¿Qué ocurre si un empleado tiene un RFC incorrecto o inválido?

La empresa no podrá emitir el CFDI de nómina correctamente, lo que podría generar problemas con el SAT y afectar la deducibilidad de los sueldos. El área de Recursos Humanos debe validar el RFC de los colaboradores en el portal del SAT para evitar estos errores.

2. ¿Recursos Humanos realiza la Declaración Anual de los empleados?

No. Recursos Humanos debe proporcionar la Constancia de Retenciones Anuales y el CFDI de nómina para que cada trabajador pueda presentar su Declaración Anual. Esto es crucial para que cumpla con sus obligaciones y, si es el caso, solicite la devolución de impuestos.