Mantener una empresa en cumplimiento normativo es un desafÃo constante en México, especialmente ante el panorama de fiscalización digital que define este año. Conocer a detalle las obligaciones del patrón es el primer paso no solo para evitar sanciones, sino para garantizar un entorno laboral justo y productivo.
Según la SecretarÃa del Trabajo y Previsión Social (STPS), las faltas más frecuentes se relacionan con el pago del reparto de utilidades (PTU), la ausencia de contratos individuales o colectivos y el régimen de subcontratación, además del incumplimiento de las normas de seguridad e higiene.
Para 2026, la autoridad laboral ha intensificado las inspecciones en materia de subcontratación, teletrabajo y riesgos psicosociales, asà que te presentamos un checklist esencial basado en la Ley Federal del Trabajo (LFT) y las obligaciones patronales ante el IMSS para blindar tu operación.
Checklist de obligaciones patronales 2026
Para asegurar que tu organización cumpla con las obligaciones patronales vigentes, usa este checklist como una hoja de ruta para gestionar las responsabilidades de manera proactiva.
1. Documentación y condiciones generales de trabajo
La base de la relación laboral reside en el cumplimiento del ArtÃculo 132. Por ello, las obligaciones de los patrones (Ley Federal del Trabajo) exigen contar con expedientes debidamente integrados:
- Contratos individuales y colectivos: Deben estar actualizados con las reformas de 2019 y 2023, especificando claramente la naturaleza de la relación y, en su caso, la modalidad de teletrabajo.
- Controles de asistencia: Ante auditorÃas, el registro de jornada es la única prueba válida. Se requieren sistemas infalsificables que concilien el tiempo extra pagado en nómina.
- CFDI de nómina (versión 4.0): El timbrado debe desglosar con precisión salarios, bonos y retenciones para evitar discrepancias con el SAT y el IMSS.
- Primas y descansos: Evidencia documental del disfrute de vacaciones (conforme a la tabla de Vacaciones Dignas), del pago de la prima vacacional (mÃnimo 25%) y aguinaldo.
2. Seguridad e higiene en el trabajo
La prevención no es opcional. La seguridad e higiene en el trabajo ha pasado de ser una lista de recomendaciones a un ecosistema de Normas Oficiales Mexicanas (NOM) de cumplimiento obligatorio:
- Diagnóstico de seguridad (NOM-030): Documento vigente que identifique riesgos fÃsicos y quÃmicos en el centro de trabajo.
- Riesgos psicosociales (NOM-035): Evidencia de la aplicación de cuestionarios y el plan de acción derivado de los resultados.
- Teletrabajo (NOM-037): Listado de insumos ergonómicos proporcionados y el comprobante de pago proporcional de servicios (luz e internet).
- Protocolo de violencia: Obligatorio para prevenir la discriminación, el acoso y hostigamiento sexual, con mecanismos de denuncia claros.
3. Comisiones mixtas: El pilar de la participación
La STPS señala la ausencia de comisiones mixtas como una de las causas más frecuentes de multas. Es una de las obligaciones del patrón su correcta constitución y operación:
| Comisión mixta | Objetivo principal | Periodicidad sugerida |
| PTU | Revisar carátula fiscal y proyecto de reparto. | Anual (abril/mayo) |
| Seguridad e higiene | Investigar causas de accidentes y proponer medidas. | Recorridos trimestrales |
| Capacitación | Vigilancia de planes, programas y constancias (DC-3). | Según plan de capacitación |
| Cuadro de antigüedades | Determinar los derechos de preferencia y escalafón. | Anual |
4. Seguridad social y REPSE
Las obligaciones patronales ante el IMSS son crÃticas para evitar capitales constitutivos. En 2026, la fiscalización se centra en:
- Integración del Salario Base Cotización (SBC): Asegurar que los conceptos variables y percepciones de previsión social se reporten correctamente.
- Gestión de proveedores (REPSE): Si contratas servicios especializados, es tu obligación recabar mensualmente los pagos de IMSS/INFONAVIT e IVA de tus proveedores para evitar la responsabilidad solidaria.
Tabla de multas por incumplimiento 2026
Las sanciones por faltar a alguna de las obligaciones de los patrones (Ley Federal del Trabajo) se calculan en Unidades de Medida y Actualización (UMA) y pueden aplicarse de forma individual por cada trabajador afectado.
| Tipo de infracción | Rango en UMA | Estimado en pesos (MXN)* |
| Falta de contratos o documentos básicos | 50 – 5,000 | $5,657 – $565,700 |
| Violaciones a seguridad e higiene | 250 – 5,000 | $28,285 – $565,700 |
| No pagar PTU o pagos extemporáneos | 250 – 5,000 | $28,285 – $565,700 |
| Incumplimiento en subcontratación (REPSE) | 2,000 – 50,000 | $226,280 – $5,657,000 |
*Valores estimados y sujetos al cambio en el valor de la UMA en 2026.
El rol de la tecnologÃa en el blindaje jurÃdico
Gestionar este checklist manualmente es un riesgo innecesario. Las soluciones de Grupo Tress Internacional están diseñadas para sistematizar el cumplimiento y generar la evidencia necesaria ante cualquier autoridad.
Sistema TRESS y Revolution en la nube ofrecen la automatización del cálculo de cuotas IMSS/INFONAVIT, control de asistencia y jornada laboral, asà como actualizaciones automáticas ante reformas a la LFT o cambios en el ISR y UMA.Â
Además, al integrar la funcionalidad +ORDEN, garantizas la transparencia con los colaboradores, dado que pueden gestionar su información personal, consultar sus recibos de nómina timbrados y solicitar vacaciones, entre otras opciones.
La transición hacia 2026 exige que el cumplimiento sea proactivo y digital. Con Grupo Tress Internacional, las obligaciones patronales dejan de ser una carga para convertirse en una ventaja competitiva.
Preguntas frecuentes sobre obligaciones del patrón en 2026
¿Por cuánto tiempo es legalmente obligatorio conservar la documentación para evitar multas?Â
El ArtÃculo 804 de la LFT estipula plazos especÃficos de conservación que el patrón debe respetar incluso después de terminada la relación laboral:
- Contratos de trabajo: mientras dure la relación y hasta un año después.
- Listas de asistencia y recibos de nómina: durante el último año y un año anterior (aunque para efectos fiscales del SAT se recomiendan 5 años).
- Comprobantes de pago de PTU, aguinaldo y vacaciones: durante un año a partir de que la obligación se vuelve exigible.
¿Qué diferencia existe entre una inspección ordinaria y una extraordinaria y cómo afecta al checklist?Â
El checklist te prepara para ambas, pero el procedimiento de defensa cambia:
- Ordinaria: La STPS debe enviarte un citatorio con al menos 24 horas de anticipación. Tienes tiempo de revisar que tu software tenga los reportes listos.
- Extraordinaria:Â Ocurren por denuncia, accidente o sospecha de incumplimiento. No hay aviso previo y el inspector debe ser admitido de inmediato.
¿Son válidas las firmas electrónicas en los contratos y comprobantes del checklist ante la STPS?Â
Según el ArtÃculo 802 de la LFT, los documentos producidos por medios electrónicos son válidos como prueba. Para que tengan plena validez, deben cumplir con la NOM-151-SCFI, que garantiza que el documento no ha sido modificado desde su firma.
¿Está entre las obligaciones del patrón pagar internet a los empleados en 2026?
SÃ, para aquellos que trabajen más del 40% de su jornada bajo la modalidad de teletrabajo (NOM-037), el patrón debe reembolsar una parte proporcional de los costos de internet y energÃa eléctrica.
