Para las empresas es una gran ventaja compartir el conocimiento entre todos sus integrantes, y entre sus propios clientes.

Toda compañía ha dedicado tiempo, dinero, y esfuerzo acumulando información, produciendo expertos en determinados temas, escribiendo documentación sobre sus productos, y desarrollando políticas de servicio. Pero, ¿Se está en posibilidad de conectar rápidamente al personal y los clientes con toda esta información cuando la necesitan? La implantación de una base de conocimientos corporativa puede proporcionar las respuestas que todos buscan facilitando la transferencia de conocimiento de una manera rápida, fácil, y segura.

La herramienta central de la base de conocimientos debe ser poderosa, simple, configurable, y fácil de usar, diseñada para capturar, organizar, y compartir la información.
La base de conocimientos pone fin a las búsquedas interminables e infructuosas y ofrece una misma solución a las peticiones de los clientes, llamadas a Help Desk, y todo lo relacionado con Soporte Técnico y consultoría.

El software de una Base de Conocimientos ofrece a las compañías maneras efectivas para manejar el conocimiento colectivo para dar soporte a clientes y al personal interno. Cada vez más compañías están descubriendo que necesitan administrar su documentación y distribuirla efectivamente a las partes interesadas.

El enfoque de una Base de Conocimientos estructurada, permite a las compañías decidir quién puede ver qué en la documentación concentrada. Este enfoque basado en roles, significa que la empresa puede compartir simples preguntas básicas y responder preguntas técnicas, al mismo tiempo que puede dar acceso más amplio a personal técnico de nivel más avanzado, instructores, etc.

La Base de Conocimientos sirve para saber qué es lo que el equipo de soporte necesita, así como para unificar las políticas y soluciones que se ofrecen a los clientes.

La información organizada en un sistema de Base de conocimientos, ayuda a mantener el contenido actualizado. Si alguna información expira, o se detecta que es errónea, debe ser fácil para un usuario autorizado señalar el error y conseguir que se corrija.

Para dar soporte a programas de cómputo, la Base de Conocimientos hace posible que los usuarios del producto (software) puedan resolver sus problemas técnicos o dudas sobre funcionalidad reduciendo las llamadas a Help Desk, lo cual representa un aumento en el valor del producto.

Con la información centralizada y uniforme, la misma solución que el usuario tiene disponible, también es la que ofrece el departamento de Consultoría, y Help Desk.

La disponibilidad de la información a cualquier hora, y cualquier día, es un factor muy importante que las empresas deben tomar en cuenta al implantar una Base de Conocimientos, así como la retroalimentación que se pueda recibir sobre el uso de la documentación por parte de clientes y usuarios internos y externos.