::::::  ¿En qué proyecto te encuentras hoy?  ::::::

Probablemente hoy tienes un proyecto en puerta, asistir a la próxima boda del amigo(a), organizar la posada navideña, empezar un negocio, iniciar la dieta de la luna, cambio de imagen, inscribirte en un gimnasio, salir de vacaciones, actualizar tu computadora, iniciar la implementación de un sistema, iniciar con la auditoria etc.

Que tal si empezamos por definir, ¿Qué es un proyecto?
No definiremos la palabra proyecto como “m. Pensamiento de ejecutar algo. Plan”  Vayamos más allá, cada día estamos participando en uno o varios proyectos, algunos son fáciles, otros complejos y otros más de carácter personal. Tenemos proyectos sencillos como organizar una fiesta o planear un viaje; también tenemos otros más complejos como desarrollar un sistema computacional, introducir un nuevo producto al mercado, realizar una campaña publicitaria o construir un nuevo edificio. Así mismo existen proyectos muy personales como nuestro proyecto de vida o de nuestro desarrollo profesional.

Toda nuestra vida hemos estado relacionados con proyectos. Nuestra vida ha sido, es y será un proyecto personal, ya sea en los círculos sociales o en nuestro fuero interno, muy nuestro, muy propio.

Para entender mejor de que se tratara este artículo vamos a centrar el ejemplo en un producto o servicio único. Para ello es importante entender que todos los proyectos son temporales y únicos.

Pueden existir varios métodos que definen el éxito de un proyecto, sin embargo voy a apoyarme en una guía  de Administración Profesional de Proyectos que se puede aplicar en gran variedad de ellos pues todos tienen en común lo temporal y lo único.

De acuerdo con un artículo sobre la evolución de la Administración de Proyectos por Harold Kerzner, se identifican tres periodos en función a la definición del éxito en proyectos, así como las habilidades requeridas por el gerente (encargado), del proyecto. A continuación presentamos la interpretación del método escala

¿Cómo funcionaba el periodo tradicional?
Si viajáramos al pasado entre los años de 1960 a 1985 podríamos considerar el período tradicional donde se median principalmente los términos técnicos. Es decir, cuando se contrataba el desarrollo de un sistema electrónico o el diseño y construcción de nuestra residencia, considerábamos que generalmente no se cumpliría con el tiempo de entrega y el presupuesto, así que para considerar exitoso el proyecto sería suficiente que funcione como esperábamos y que la calidad sea lo primordial ya que utilizaremos el producto del proyecto por un largo tiempo.

¿Qué habilidades se requerían?
El encargado debía tener las habilidades sobre un enfoque técnico, enfocadas a la experiencia y conocimientos específicos sobre el tipo de proyecto, el estilo de liderazgo es autoritario, efectuado por la persona con más experiencia.

¿Cómo surge el periodo de renacimiento?
Vayamos al los años del 1985 a 1993 donde ya se mide en función del apego al tiempo, costo y  desempeño o calidad técnica. En dicho lapso y aún en la actualidad no es suficiente que el proyecto cumpla con los requerimientos técnicos si no se termina en el tiempo establecido y dentro del presupuesto.

¿Qué habilidades se requerían?
El encargado del proyecto debe tener un manejo efectivo de equipos humanos, para lograr los nuevos requerimientos. El estilo de liderazgo es más participativo que en el periodo tradicional.

¿Qué dice el periodo moderno?
Desde 1993 a la fecha lo que medimos es el éxito en función del apego a Tiempo, Costo, Desempeño y Aceptación del cliente. Estamos conscientes que aunque entreguemos el proyecto dentro del presupuesto, a tiempo y con la calidad técnica estipulada, pero el cliente no queda satisfecho, no podemos considerar exitoso el proyecto.

¿Qué habilidades se requieren hoy en día?

·          Conocimientos del negocio, administración de riesgos e integración

·          No es suficiente el conocimiento experiencia técnica y manejo de equipos humanos, requerimos habilidades de liderazgo, comunicación, hacer que las cosas sucedan, negociación, y solución de problemas entre otras.

·          El estilo de liderazgo considera el facultamiento, el liderazgo situacional, y la integración de equipos, entre otras técnicas. 

Después de ver los diferentes periodos que han transcurrido podemos decir que lo que toda empresa busca hoy en día es, que se cumplan los objetivos de tiempo, costo y calidad, a satisfacción del cliente y de los involucrados clave al mismo tiempo que desarrollamos relaciones a largo plazo con proveedores y demás integrantes del equipo.

Todo negocio busca resultados hoy, mañana, y pasado mañana,  por lo que requiere del desarrollo  de realizaciones a largo plazo.

Cuando alguien emprende un proyecto y se concluye exitosamente se puede decir entonces, que desde el INICIO a FIN todos los involucrados estuvieron enfocados al objetivo del proyecto y cumplieron y superaron las expectativas.

::::::  ¿Cuáles son los pasos para Desarrollo de un Proyecto?  ::::::

Inicio: Establecer  la visión del proyecto, el qué; la misión por cumplir y sus objetivos, la justificación del mismo, las restricciones y los supuestos. 

Planeación: Desarrollar un plan que nos ayude a prever el cómo cumpliremos los objetivos, tomando en cuenta una serie de factores que afectan todo proyecto. Aquí se establecen las estrategias, con énfasis en la prevención en vez de la improvisación 

Ejecución: Implementar el plan, contratar, administrar los contratos, integrar al equipo, distribuir la información y ejecutar de acuerdo con lo establecido.

Control: Comprar lo ejecutado o real contra lo que previmos o planeamos (Control), de no identificar desviaciones, continuamos con la ejecución. Si se encuentran desviaciones, en equipo acordamos la acción correctiva (Plantación adicional), y luego continuamos con al ejecución, manteniendo informado al equipo.

Cierre: Concluir y cerrar relaciones contractuales procesionalmente para facilitar referencias posteriores al proyecto así como para el desarrollo de futuros proyectos. Por último, se elaboran los documentos con los resultados finales, archivos, cambios, directorios, evaluaciones y lecciones aprendidas, entre otros.

Fases en todo proyecto:

·          Optimismo general: Iniciamos con la esperanza de algo nuevo y con buenos augurios.

·          Desorientación inicial: No sabemos por dónde empezar, tenemos muchas ganas e iniciamos con lo que consideramos mas urgente, pero postergamos lo importante.

·          Periodo de desorden incontrolado: La ejecución está en su máximo, contratamos a los diversos proveedores y no todos cumplen como dijeron. El alcance sigue sin definirse y cambia frecuentemente.

·          Alarma y caos, el tiempo no es aliado: No cumplimos las fechas de entrega, seguimos recibiendo cobros por trabajos no considerados y el presupuesto se agota cuando aún no hemos logrado ni el 70% de avance, Además hay problemas con la calidad de los trabajos efectuados.

·          Búsqueda implacable de culpables: Alguien debe ser culpable

·          Sálvese quien pueda: Amenazas, agresiones, intrigas, acusaciones y desesperación.

·          Castigo ejemplar a los inocentes: Despedimos a los proveedores e integrantes que menos culpa tienen.

·          Recuperación del optimismo perdido: Ahora sí, ya eliminamos a los supuestos malos y encontramos el segundo aliento.

·          Terminación del proyecto a como dé lugar: Trabajos forzados, unos encima de otros, noches, tiempo extra, sábados y domingos, desgaste, presión, promesas y mas presión.

·          Condecoración y premios a los no participantes: El equipo ejecutor está muy cansado y terminando los últimos pendientes, y los no participantes, frescos para adjudicarse el mérito, levantarse el cuello y recibir los elogios.  

Con lo anterior podemos definir a la Administración Profesional de Proyectos (APP) como la aplicación de conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas a las actividades de un proyecto, con el fin de satisfacer, cumplir y superar las necesidades y expectativas de los involucrados.

Conocimientos: Conocimientos del producto industria y negocio, conocimientos de APP

Habilidades: Liderazgo, comunicación, negociación, solución de problemas, hacer que las cosas sucedan.

Técnicas y Herramientas: Mapas Mentales, Charter, Plan de proyecto, Declaración del alcance, WBS, Diagrama Organizacional, Matriz de roles y funciones, Matriz de comunicación, Calendario de eventos, Estatus semanal, Reporte mensual, Programa del proyecto – Ruta crítica entre otros.

::::::  Referencias  ::::::

http://www.escala.com.mx/continua.html
http://www.escala.com.mx/apm.html