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Cómo organizar tú tiempo al máximo

  • 30 marzo 2016
  • Autor: Myriam Ramos
  • Número de visitas: 1468
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El tiempo es indudablemente el recurso más valioso que tenemos. Es finito, escaso, avanza sin piedad y en ocasiones, podemos sentir que nos limita en múltiples aspectos de la vida. Una de las cosas más interesantes que he aprendido formando parte del equipo GTI es que la administración del tiempo es muy importante, como parte del proceso de apoyar, tanto a mis compañeros como a nuestros clientes. Continuando con mi constante búsqueda de hallar mejoras en mi desarrollo profesional, encontré que una de las características de los grandes empresarios, es que comúnmente son excelentes administradores del tiempo. Esto me recuerda a una frase que me compartieron en mis tiempos de estudiante: ¨Es necesario buscar siempre cuantificar nuestros recursos, porque lo que no se puede contar no se logra medir, y lo que no se logra medir, no se puede mejorar¨.

Stephen Covey, una de las autoridades más reconocidas internacionalmente en cuanto a liderazgo se refiere, explica que la administración del tiempo no es la habilidad de exprimirle más horas al día. Tampoco es triplicarse a uno mismo para poder hacer más cosas. De hecho, no tiene nada que ver con hacer más cosas; se trata de concretar lo que es más importante. Por ello, a continuación comparto el siguiente artículo, donde encontraran una serie de prácticas recomendadas por conocidos expertos administradores del tiempo, esperando que les sean de utilidad para lograr experimentar un incremento notable en su productividad.         

Paso #1 Cómo saber si te organizas bien

Una cosa es atender tus responsabilidades y otra muy distinta, ahogarse en los detalles operativos cuando se debería prestar más atención a la parte estratégica del mismo, con esto nos referimos a lo que impactará en el mediano y largo plazo. Estás siendo organizado cuando:

·       - Recopilas toda la información existente sobre un asunto y te reúnes con los involucrados y/o expertos en el tema.

·       - Delegas con claridad y precisión.

·       - Comunicas con claridad los objetivos y tus decisiones.

·   - Estableces los posibles cursos de acción, también llamados “planes de contingencia” y has prevenido sus consecuencias.

·      - Llevas un buen control de lo que has delegado.

·      - Das seguimiento diario a la lista de pendientes importantes.

Lo anterior tiene al menos un par de aprendizajes importantes, que nos ayudarán a ser mejores y más eficientes, cuando de dirigir actividades se trata. Otro aspecto que debemos tomar en cuenta, es el estrés. Cuando nos angustiamos porque el tiempo se acaba y debemos cumplir con la fecha de ciertos compromisos adquiridos, nos sentimos impotentes, irritados y transmitimos nuestros sentimientos al resto del equipo, esto provoca a su vez, malestares que no ayudarán a lograr una buena comunicación. Para prevenir lo anterior, debemos realizar una planeación adecuada, que nos permita utilizar nuestros recursos de la mejor manera. Debemos enfocarnos en lo urgente y después en lo importante. Lo anterior nos permitirá cumplir con las fechas de entrega y tener además, tiempo para nosotros mismos y nuestros seres queridos.

Paso #2 Componentes básicos de una mejor organización personal

Brevemente comparto algunos elementos que pueden ayudarnos a ser más eficientes:

Supérate. No te conformes con tu situación actual. Si te visualizas en el futuro y te enfocas en que sea distinto a lo que hoy estás haciendo, será un buen motivador para que rompas el círculo vicioso en el que te encuentras.

Distingue. Las personas exitosas dedican un espacio importante de su vida para identificar lo prioritario, además de atender lo urgente.

Cambia. Los hábitos, cuando no son los mejores, hacen que nos estanquemos. Debemos considerar tres cosas en las que trabajar y mantener en constante crecimiento: aumentar tus conocimientos, mejorar tu actitud en todos los sentidos y perfeccionar día a día tus habilidades.

Dedícate. No apagues fuegos, no tapes hoyos, no resuelvas problemas triviales. Dedica algo de tiempo diario a atender lo prioritario. Ten la disciplina de reservar espacio en tu agenda para esos pendientes.

Comienza. Si entiendes que la manera en que haces las cosas no es la adecuada, y asumes que la situación que atraviesas no es la mejor, entonces seguramente estarás insatisfecho y ya no querrás que las cosas continúen así. Este es un buen momento para comenzar, dedicando tu energía a adquirir conocimientos, habilidades y técnicas que te ayudarán a salir del bache que te hace sentir incómodo.

“Cordón de tres dobleces no se rompe”

La mala organización del tiempo puede darse a nivel individual o grupal. En cualquier caso, apoyarse mutuamente resulta de gran beneficio para generar mejores resultados. Así que es necesario considerar como regla de oro el no menospreciar el apoyo de tus colegas, subordinados y gente que te rodea. Si necesitas ayuda, pídela. Si alguien requiere apoyo, ofrécelo o provee quien lo haga. Si todos lo necesitan, apóyense solidariamente. Toma en cuenta que hay cosas sencillas que como labor de equipo pueden ayudarte a ti o ayudar a alguien más, por ejemplo:

·       Pónganse de acuerdo en lo que quieren lograr. Establezcan un objetivo y denle seguimiento.

·      Dedica tiempo a conocer con mayor profundidad las habilidades propias y de los que te rodean. No necesariamente el puesto o lugar que ocupan hace resaltar aquello en lo que son verdaderamente buenos.

·       Cuida la comunicación. No se trata de sólo hablar, dar órdenes o instrucciones. Hay que asegurarse de utilizar las palabras correctas, de acuerdo a nuestro interlocutor, es decir aquellas que le sean de fácil comprensión. Considera que debe haber congruencia entre lo que se hace al hablar y lo que se dice, tomando en cuenta que el tono y la emoción de las palabras, sean las adecuadas.

·       Si las habilidades se conocen y se ha puesto un objetivo, entonces hay que mejorarlas y perfeccionarlas, será más sencillo. Nada mejor que arreglar lo que está mal, cuando se sabe cómo debería estar.

·     Fomenta la constancia. Cuando las cosas se hacen de manera regular, ayuda a modificar cualquier hábito poco conveniente, facilitando la adopción de nuevos y mejores, además de que nos permite la mejoría continua sobre una base de estabilidad.

 Concluyendo, para organizarte mejor, es necesario identificar tus fortalezas y aplicar lo aprendido para obtener mejores resultados. Así como no perder de vista que no todo es trabajo y que hay que cuidar la manera en que queremos vivir, conservando la actitud necesaria para lograrlo. Por último, les comparto la siguiente frase: ¨Recuerda que tú decides como quieres ver tu mundo, tu pones el color a los cristales de tus lentes con los que observas tu vida y el universo¨.

 Referencias:

Aprende los secretos de la administración del tiempo y trabaja como los grandes empresarios: https://www.ideasparapymes.com

Secretos para la administración del tiempo http://www.emprendedores.es/ideas-de-negocio

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Myriam Ramos

Myriam RamosMyriam Ramos

Logística, fanática de libros, música, la comida italiana y alegrar el día.

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